Datenschutzerklärung

Diktarium ist eine Dokumentationshilfe für Berufsgruppen, die über vertrauliche Einzelgespräche dokumentieren — Psychotherapie, Beratung, Coaching, Supervision sowie Soziale Arbeit und Betreuung. Diese Erklärung beschreibt, was bei der Nutzung verarbeitet wird, auf welcher Grundlage und wie lange.

Stand: September 2026.

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen (soweit wir selbst Verantwortliche sind) ist:

Alana Helfrich
Helfinity (Einzelunternehmen)
Am Edelspfad 6
61169 Friedberg (Hessen)
Deutschland
E-Mail: hello@helfinity.de
Telefon: +49 151 428 752 48

Eine Datenschutzbeauftragte ist derzeit nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannten Kontaktdaten.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

2. Rollen: wer ist wofür verantwortlich

Für die Inhalte der Notizen ist die nutzende Kundin Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für die Konto- und Abrechnungsdaten der Kundin sind wir selbst Verantwortliche.

Die Auftragsverarbeitung wird in einem gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geregelt. Der AVV wird vor oder mit Beginn der Nutzung geschlossen und ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Auf Anfrage stellen wir die aktuelle Fassung zur Verfügung.

3. Was verarbeitet wird

Kontodaten

Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle im Team, Zeitpunkt der Anmeldung sowie — falls eingerichtet — die Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Sprachaufnahmen

Aufgenommen wird die Notiz, die die nutzende Person nach einem Termin spricht, nicht das Gespräch selbst. Die Aufnahme wird abschnittsweise übertragen, transkribiert und unmittelbar danach gelöscht. Sie berührt zu keinem Zeitpunkt eine Festplatte: die Zwischenspeicherung erfolgt in einem Arbeitsspeicher-Cache ohne Persistenz, die Verarbeitung in einem RAM-Dateisystem, und die Löschung ist im Fehlerfall genauso abgesichert wie im Normalfall.

Transkripte und Notizen

Transkript, Zusammenfassung und optionale Reflexionsideen liegen ausschließlich verschlüsselt in der Datenbank (AES-256-GCM). Jedes Team hat einen eigenen Schlüssel, der seinerseits verschlüsselt abgelegt ist; der übergeordnete Schlüssel liegt nur in der Serverumgebung, nie in der Datenbank. Der Ciphertext ist kryptografisch an das Team gebunden — er lässt sich nicht in den Datenbestand eines anderen Teams übertragen.

Der Titel einer Notiz wird unverschlüsselt gespeichert, damit die Liste ohne Entschlüsselung sortier- und durchsuchbar bleibt. Er enthält standardmäßig nur Vorlagenname und Datum; die Anwendung weist beim Umbenennen darauf hin, dort keine Klarnamen einzutragen. Die Titelsuche vergleicht ausschließlich diese Spalte — Transkripte und Notiztexte werden dafür zu keinem Zeitpunkt entschlüsselt.

Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge

Erstellung, Transkription, Zusammenfassung, Korrektur, Freigabe, Export und Löschung einer Notiz werden protokolliert — mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffener Notiz-Kennung, ohne Inhalte. Das Protokoll ist auf Datenbankebene unveränderlich. Rechtsgrundlage: Art. 32 DSGVO.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hosting

Server in Deutschland, Festplatten vollverschlüsselt. Hosting-Anbieter:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der Europäischen Union (Deutschland).

Sprachmodell zur Strukturierung

Für die Gliederung des Diktats nach der gewählten Vorlage wird ein Sprachmodell eines europäischen Anbieters genutzt. Bevor Text den Server verlässt, werden erkannte Personenbezüge — Namen, Orte, Adressen, Geburtsdaten, Telefonnummern, Versicherten- und Aktenzeichen — durch Platzhalter ersetzt. Der Anbieter erhält ausschließlich diesen pseudonymisierten Text. Die Zuordnungstabelle bleibt auf unserem Server, existiert nur für die Dauer des Vorgangs und wird unmittelbar danach gelöscht.

Die Pseudonymisierung ist eine technische Maßnahme, keine Garantie: sie arbeitet mit Mustererkennung und kann einen ungewöhnlich geschriebenen Namen übersehen. Die Anwendung weist deshalb vor jeder Aufnahme darauf hin, Personen mit Initialen oder Aktenzeichen zu benennen.

Anbieter: Mistral AI (Verarbeitung in der Europäischen Union). Wir rufen ausschließlich den stateless API-Endpunkt /v1/chat/completions auf — keine Agents, Conversations, Batch-Verarbeitung, Files-API oder sonstige stateful Dienste. Für dieses Konto ist Zero Data Retention (ZDR) aktiviert: Eingaben und Ausgaben werden nach Abschluss der Anfrage nicht gespeichert. Die Nutzung der übermittelten Daten zu Trainingszwecken ist ausgeschlossen (Training-Opt-out). Mit dem Anbieter besteht eine Auftragsverarbeitung bzw. Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA).

E-Mail-Versand

Benachrichtigungen enthalten Datum, Vorlagenname und einen Link — nie Inhalte aus Notizen. Der Versanddienstleister erhält damit keine Gesundheitsdaten. Benachrichtigungen sind pro Konto abschaltbar.

Versanddienstleister: Maileroo. Mit Maileroo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Fehler-Protokollierung

Zur Fehlersuche werden technische Fehlermeldungen erfasst. Request-Inhalte, Cookies, Query-Strings und bekannte Inhaltsfelder werden vor dem Versand entfernt; im Browser sind Sitzungsaufzeichnung und Eingabe-Protokollierung abgeschaltet.

5. Keine automatisierte Entscheidung

Die maschinell erzeugte Zusammenfassung ist ein Vorschlag. Sie wird erst durch die ausdrückliche Freigabe der nutzenden Person Teil der Dokumentation; ohne Freigabe erzeugt Diktarium keine PDF- oder Word-Datei. Ein Entwurf lässt sich in die Zwischenablage kopieren, dann jedoch nur mit einem Vermerk, der ihn als nicht freigegeben ausweist. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

6. Speicherdauer

• Sprachaufnahmen: Sekunden bis Minuten, danach gelöscht.
• Zuordnungstabelle der Pseudonymisierung: höchstens 15 Minuten.
• Transkripte und Notizen: bis zur Löschung durch die Kundin. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem jeweiligen Berufs- und Fachrecht — bei Behandlungsverträgen insbesondere nach § 630f BGB — und liegen in der Verantwortung der Kundin.
• Verworfene Notizen: 7 Tage im Papierkorb, danach endgültig gelöscht. Die Frist läuft unabhängig davon ab, ob sich jemand anmeldet; ein Wartungslauf räumt sie täglich ab. Innerhalb der Frist lässt sich eine Notiz wiederherstellen, danach nicht mehr. Die Aufnahmedaten einer verworfenen Notiz werden dagegen sofort gelöscht, nicht erst mit Fristablauf.
• Entfernte Mitglieder: Der Zugang endet sofort, das Konto wird deaktiviert und die Notizen der Person wandern in den Papierkorb. Nach 7 Tagen löscht derselbe Wartungslauf Konto und Notizen endgültig. Innerhalb der Frist lässt sich beides zurückholen.
• Konten und Teams: Nach wirksamer Kündigung bzw. Löschung des Teams werden Notizen und zugehörige Kontodaten nach Ablauf der Papierkorbfrist endgültig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtlich) entgegenstehen. Abrechnungsrelevante Daten können bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge: unveränderlich und dauerhaft gespeichert, soweit für Nachweis und Sicherheit erforderlich; eine Löschung einzelner Einträge ist technisch nicht vorgesehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Betrifft Ihre Anfrage Inhalte einer Notiz, richten Sie sie bitte an die dokumentierende Stelle — sie ist dafür Verantwortliche. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu; für uns ist das in der Regel der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (siehe Abschnitt 1).

8. Cookies und Reichweitenmessung

Diktarium setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung. Es findet keine Reichweitenmessung, kein Tracking und keine Einbindung von Diensten Dritter im Browser statt. Die Sicherheitsabfrage bei Registrierung und Anmeldung läuft auf unserem eigenen Server und setzt keine Cookies.

9. Änderungen

Ändert sich die Verarbeitung, ändert sich diese Erklärung mit. Der jeweils geltende Stand ist hier abrufbar.