Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: September 2026.
§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Diktarium durch Berufsgruppen, die über vertrauliche Einzelgespräche dokumentieren — insbesondere Psychotherapie, psychologische und psychosoziale Beratung, Coaching und Supervision sowie Soziale Arbeit und Betreuung. Diktarium richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, nicht an Verbraucher.
Vertragspartnerin und Anbieterin ist:
Alana Helfrich
Helfinity (Einzelunternehmen)
Am Edelspfad 6
61169 Friedberg (Hessen)
Deutschland
E-Mail: hello@helfinity.de
Kundin ist die Vertragspartnerin, die das Konto abschließt. Team ist die in der Anwendung angelegte Einheit, in der mehrere Personen mit eigenen Zugängen arbeiten und der Notizen und Schlüssel zugeordnet sind.
§ 2 Leistungsgegenstand
Diktarium überführt Sprachdiktate der nutzenden Person in strukturierte Textvorschläge. Aufgenommen werden ausschließlich Notizen, die nach einem Termin gesprochen werden, nicht der Verlauf des Gesprächs selbst.
§ 3 Freigabe und Verantwortung
Der von Diktarium erzeugte Text ist ein Vorschlag. Er wird erst durch die ausdrückliche Freigabe der nutzenden Person Teil der Dokumentation. Vor der Freigabe ist der Vorschlag auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.
Die Verantwortung für Inhalt, Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation liegt in jedem Fall bei der nutzenden Person. Diktarium ersetzt keine fachliche Beurteilung. Berufsrechtliche und gesetzliche Dokumentationspflichten bleiben unberührt; erfolgt die Nutzung im Rahmen eines Behandlungsvertrags, gilt das insbesondere für § 630f BGB.
Diktarium ist kein Medizinprodukt und hat keine medizinische Zweckbestimmung. Die Anwendung stellt keine Diagnosen, gibt keine Behandlungsempfehlungen ab und trifft keine Entscheidungen über eine Behandlung, eine Beratung oder eine Maßnahme. Die optionalen „Ideen zur Reflexion“ sind Anregungen zur Selbstreflexion, keine Indikation und nicht Teil der Dokumentation.
§ 4 Pflichten der Kundin
- Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und nicht weiterzugeben. Für weitere Personen ist die Einladungsfunktion zu nutzen.
- Die Personen, über die dokumentiert wird, sind im Diktat mit Initialen oder Aktenzeichen zu benennen. Dasselbe gilt für selbst vergebene Notiztitel, die unverschlüsselt gespeichert werden. Die automatische Pseudonymisierung ist eine zusätzliche Absicherung, kein Ersatz dafür.
- Die Kundin stellt sicher, dass die Verarbeitung mit ihren berufsrechtlichen und vertraglichen Pflichten vereinbar ist, insbesondere mit bestehenden Verschwiegenheitspflichten. Soweit die ausgeübte Tätigkeit unter § 203 StGB fällt, gilt das für die dort geregelte Schweigepflicht.
§ 5 Auftragsverarbeitung
Soweit im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten betroffener Personen verarbeitet werden, geschieht dies weisungsgebunden im Auftrag der Kundin. Grundlage ist ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil dieses Vertragsverhältnisses ist. Die aktuelle Fassung stellen wir auf Anfrage zur Verfügung und schließen sie vor oder mit Beginn der Nutzung.
§ 6 Verfügbarkeit
Wir bemühen uns um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit von Diktarium. Eine bestimmte Verfügbarkeit, Reaktionszeit oder Wiederherstellungszeit wird nicht zugesagt. Wartungsarbeiten und Störungen können die Nutzung vorübergehend einschränken oder unterbrechen. Über geplante Wartungen informieren wir nach Möglichkeit vorab.
§ 7 Vergütung und Laufzeit
Entgeltliche Leistungen und Laufzeiten richten sich nach der bei Vertragsschluss bzw. in der Anwendung ausgewählten und angezeigten Vereinbarung. Soweit kein Entgelt vereinbart ist, bleibt die Nutzung unentgeltlich und kann von uns mit angemessener Frist eingestellt oder umgestellt werden.
Sofern nicht anders vereinbart, ist ein entgeltliches Abonnement monatlich kündbar zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Nach Vertragsende entfällt der Zugang; Notizen und Kontodaten werden gemäß der Datenschutzerklärung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
§ 8 Haftung
Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Kundin regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer Erfüllungsgehilfen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit freigegebener Dokumentationen sowie für berufsrechtliche Pflichten der Kundin haften wir nicht; siehe § 3.
§ 9 Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist die Kundin Kaufmannin, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Friedberg (Hessen).
Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.